Microsoft Teams

Manual de usuario: primeras llamadas con Microsoft Teams.

Call Center Teams CX
Sobre las llamadas
Configuración
Contestadores
Sobre las llamadas

Importando Contactos

Agregar contactos desde Teams

En el menú de la izquierda, en el apartado de 1 «Llamadas», pulsaremos sobre 2 «Contactos» y en el botón de la derecha haremos click sobre 3 «Agregar contacto».

Se nos abrirá una ventana emergente donde introduciremos el 4 nombre del contacto a agregar y pulsaremos el botón 5 «Agregar». A continuación, se nos abrirá otra ventana emergente para 6 ampliar datos.

 

Por último debemos pulsar sobre el botón 7 Agregar para guardar el contacto.

Nota: los contactos creados directamente desde Microsoft Teams no se guardan en Outlook.

Importar contactos masivamente desde Outlook

1 Para importar masivamente contactos, debemos entrar en la versión web de Outlook, e ir al icono de Contactos.

2 Después, debemos clicar en el icono de Gestión de contactos para poder seleccionar la opción 3 , importar contactos.

4 Por último, debemos cargar el archivo .CSV con todos los contactos que queramos importar, para una vez realizada la carga del archivo, 5 clicar en el botón Importar y finalizar de esta manera la importación.

Nota: los contactos importados en Outlook pueden tardar unos minutos en aparecer en Microsoft Teams.

Sobre las llamadas

Primeras llamadas

Conociendo el apartado de llamadas de Teams

En el apartado de llamadas, dispone de 3 apartados principalmente:

1 El softphone

2 El historial de llamadas

3 Los contactos de su agenda y/o detalles de las llamadas

Puedes realizar una llamada desde el marcado rápido, desde el correo de voz o directamente desde el apartado de Contactos.

Como silenciarse en llamada y mostrar el marcador numérico

Pulsando sobre    podremos poner en mute la llamada o volver a activar el micrófono para que nos escuche la persona con la que hablamos.

Pulsando sobre  podremos abrir el marcador para, en caso necesario interactuar con IVR con DTMF y pulsar la opción deseada.

Sobre las llamadas

Transferencias y Conferencias

Microsoft Teams permite realizar transferencias «ciegas» (Sin consultar a la persona a la que vamos a transferir la llamada) o «cálidas» (Consultando antes a la persona a la que vamos a transferir la llamada). Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

Transferir, poner en espera o añadir participantes

Transferir, poner en espera o añadir participantes

Pulsando sobre  nos abrirá un menú donde podremos poner en espera, transferir la llamada o poner en espera para después transferir.

Pulsando sobre   podremos añadir participantes, de fuera o de dentro de la organización, a nuestra conversación.

Pulsando sobre   podremos transferir la llamada a otros contactos o teléfonos de fuera o de dentro de la organización.

Añadir participantes a una llamada

Pulsando sobre  nos abrirá un menú donde debemos pulsar la opción de Contactos.

1 Pulsar en el botón «Contactos»

2 Pulsar en «Agregar personas»

Nota: Una vez llegados a este punto, podemos añadir a un contacto de nuestro directorio, o bien, teclear el número de la persona a la que queramos añadir (aunque no esté guardado en la agenda).

3 Agregar a un contacto del directorio indicando el nombre con el que le tenemos guardado.

4 Marcar el teléfono de un participante que no tenemos guardado en la agenda.

Transferir una llamada

Pulsando sobre  nos abrirá un menú donde debemos pulsar la opción de Transferir.

1 Pulsar en el botón «Transferir»

2 Seleccionar si queremos «Transferir la llamada ahora» o «Consultar primero al usuario al que le vamos a transferir la llamada»

Nota: Una vez llegados a este punto, podemos añadir a un contacto de nuestro directorio, o bien, teclear el número de la persona a la que queramos transferir la llamada (aunque no esté guardado en la agenda).

3 Agregar a un contacto del directorio indicando el nombre con el que le tenemos guardado.

4 Marcar el teléfono de un participante que no tenemos guardado en la agenda.

Configuración

Notificaciones y sonidos en Microsoft Teams

Para llegar a la configuración de las notificaciones de Teams iremos a través del icono al lado de nuestra foto. Se nos abrirá una ventana donde escogeremos 1 Configuración.

Abriendo el módulo de Configuración

Para llegar a la configuración de las notificaciones de Teams iremos a través del icono al lado de nuestra foto. Se nos abrirá una ventana donde escogeremos 1 Configuración.

Configuración de notificaciones

En el apartado de 2 Notificaciones podemos controlar las diferentes opciones para las ventanas emergentes, sonidos, alertas para equipos y canales…

Configuración de llamadas

En el apartado de 3 Llamadas podemos controlar los diferentes tonos para llamadas pudiendo diferenciar entre llamadas directas, desviadas o delegadas.

Configuración

Cambiar el micrófono, el altavoz o la cámara predeterminados

Para llegar a la configuración de las notificaciones de Teams iremos a través del icono al lado de nuestra foto. Se nos abrirá una ventana donde escogeremos 1 Configuración.

Abriendo el módulo de Configuración

Para llegar a la configuración de las notificaciones de Teams iremos a través del icono al lado de nuestra foto. Se nos abrirá una ventana donde escogeremos 1 Configuración.

Configuración de del micrófono, altavoces o cámara

En el apartado de 1 Dispositivos podemos controlar las diferentes opciones para nuestros dispositivos conectados a Microsoft Teams.

En la ventana emergente podremos cambiar el 2 altavoz predeterminado, 3 el micrófono, 4 realizar una prueba para ver los ajustes del audio, 5 supresión de ruidos, 6 timbre secundario (interesante si utilizamos cascos y queremos que la llamada suene también en nuestro equipo) y 7 ajustes de la cámara o cambiar la predeterminada en caso de disponer de 2.

Contestadores y Desvíos de llamadas

Configurar contestadores y desvíos automáticos

Microsoft Teams permite que un usuario active o quite los contestadores o desvíos a otro número de teléfono. Iremos al apartado de 1 Llamadas.

Admitir llamadas entrantes o desviarlas al buzón de voz

En la parte inferior de la pantalla del módulo de 1 llamadas, encontraremos todos los 2 ajustes para los contestadores y desvíos.

En el caso de que no queramos desviar las llamadas y recibir las llamadas entrantes, deberemos pulsar la opción 3 «No desviar».

Si por el contrario queremos desviar al buzón de voz pulsaremos sobre la opción 3 «Desviar al buzón de voz»

Hacer sonar las llamadas a otros contactos o números de teléfono

En la parte inferior de la pantalla del módulo de 1 llamadas, encontraremos todos los 2 ajustes para los contestadores y desvíos.

En el caso de que queremos acceder a la configuración de los desvíos de llamadas, deberemos pulsar sobre el botón de 3 Más opciones de configuración..

Una vez abierta la pestaña de configuración, si lo que queremos es que nuestras llamadas entrantes le suenen también a otros contactos o números, debemos de tener seleccionada la opción 4 Las llamadas me suenan, y seleccionar en la opción 5 Hacer sonar también en un grupo o un contacto/teléfono.

Desviar mis llamadas si no tienen respuesta

En la parte inferior de la pantalla del módulo de 1 llamadas, encontraremos todos los 2 ajustes para los contestadores y desvíos.

En el caso de que queremos acceder a la configuración de los desvíos de llamadas, deberemos pulsar sobre el botón de 3 Más opciones de configuración..

Una vez abierta la pestaña de configuración, si lo que queremos es que nuestras llamadas entrantes que no sean atendidas sean redirigidas a otros contactos o números, debemos de tener seleccionada la opción 4 Las llamadas me suenan, y seleccionar en la opción 5 Si no tienen respuesta, seleccionar un grupo o un contacto/teléfono al que le saltará la llamada.

Desviar mis llamadas

En la parte inferior de la pantalla del módulo de 1 llamadas, encontraremos todos los 2 ajustes para los contestadores y desvíos.

En el caso de que queremos acceder a la configuración de los desvíos de llamadas, deberemos pulsar sobre el botón de 3 Más opciones de configuración..

Una vez abierta la pestaña de configuración, si lo que queremos es que nuestras llamadas entrantes se desvíen a otros contactos, grupos o números, debemos de tener seleccionada la opción 4 Desviar mis llamadas, y seleccionar en la opción 5 si la queremos desviar a un grupo de llamada, o a otro contacto/número.

Contestadores y Desvíos de llamadas

Permitir que me entren llamadas si estoy reunido o ponerme como ausente

En caso de desear que nos sigan entrando llamadas cuando estoy reunido o tengo una cita en el calendario, y disponer del control de estados de Astroline (configurado por el administrador), podremos hacerlo de dos maneras muy simples; en la propia convocatoria de una reunión, o en los estados de Microsoft Teams.

Configurar mi estado en la convocatoria

En la convocatoria, si quiero que me sigan entrando llamadas, desde Outlook me pondré como 1 Disponible y de esta manera, el control de estados de Astroline sabrá que estoy disponible y puedo recibir llamadas.

Configurar mi estado en Teams

En la convocatoria, si quiero que me sigan entrando llamadas, desde Outlook me pondré como 1 Disponible y de esta manera, el control de estados de Astroline sabrá que estoy disponible y puedo recibir llamadas.

Desde el propio Microsoft Teams, pulsando sobre el icono de nuestra 1 Imagen, se abrirá un menú en el que nos indica nuestro estado actual. Si pinchamos sobre el mismo 2 se abrirá un submenú donde podremos cambiar nuestro estado.

En caso de querer permitir que nos entren llamadas durante una reunión/cita deberemos esperar a que comience la misma para cambiarlo.

 

Del mismo modo, si tomo una pausa y no quiero que me entren llamadas (teniendo el control de estados de Astroline), podremos ponernos como ocupado y de esta manera el sistema sabrá que no debe mandarnos llamadas.