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Maximiza el rendimiento de tu equipo comercial: 5 herramientas para medir tus llamadas VoIP que debes conocer

Métricas para analizar tus llamadas VoIP

Tabla de contenidos

El informe «Barómetro de Fidelización IE Universtiy-InLoyalty» sobre el Reto de la Fidelización en las Empresas Españolas, elaborado a partir de las respuestas de los responsables de marketing de más de 200 empresas pertenecientes a ocho sectores, destaca la paradoja que se produce en el ámbito de la fidelización, ya que la mayoría de las empresas reconoce que fidelizar es mucho más rentable que atraer nuevos clientes, pero admiten que invierten más recursos en la atracción de otros nuevos.

El estudio también pone de relieve la importancia la analítica avanzada para conseguir un conocimiento exhaustivo del cliente, ya que les permite realizar un análisis profundo y personalizado de su comportamiento, un seguimiento en tiempo real de su satisfacción con el servicio recibido y la activación inmediata de soluciones eficaces para dar respuesta a las necesidades concretas de cada usuario.

De hecho, el 88% de los encuestados cree que las empresas con mejores capacidades de análisis de datos podrán fidelizar más a sus clientes.

En este contexto, las llamadas comerciales juegan un papel vital, ya que son uno de los canales más directos y personales para comunicarse con los clientes. Cada palabra, tono y emoción transmitida durante una llamada puede influir significativamente en la percepción del cliente sobre su empresa y, en última instancia, afectar el éxito de la transacción o la fidelidad a largo plazo.

Por eso, tanto para incrementar tu volumen de captación de nuevos clientes como para mejorar tu atención al cliente es imprescindible disponer de herramientas que te permitan medir cada llamada telefónica que un agente de tu empresa tiene con un cliente o potencial cliente.

Hoy te traemos 5 herramientas esenciales para monitorear las llamadas de tu equipo

Grabación de llamadas

La grabación de llamadas es una herramienta fundamental para capturar todas las interacciones telefónicas entre tu equipo y los clientes. Al almacenar y revisar las grabaciones, los gerentes pueden evaluar cómo se llevan a cabo las conversaciones, identificar oportunidades de mejora y brindar retroalimentación constructiva a los miembros del equipo. Al tener todas tus llamadas grabadas, también podrás resolver disputas o problemas relacionados con las ventas y el servicio al cliente.

Además, estas llamadas pueden servir para formar a tu equipo

Las grabaciones de llamadas exitosas pueden ser compartidas con el equipo para proporcionar ejemplos prácticos sobre cómo manejar diferentes tipos de llamadas de manera efectiva.

Asimismo, las grabaciones también resultan valiosas en situaciones más desafiantes, como aquellas llamadas en las que los clientes plantean múltiples argumentos o inquietudes. Al reproducir estos escenarios, todo tu equipo puede identificar las áreas que requieren mejora y aprender cómo abordar de manera más efectiva y resolutiva problemas similares en el futuro.

Las grabaciones de llamadas son esenciales para garantizar el cumplimiento de las regulaciones. Cuando se presenta una reclamación o disputa, contar con registros precisos y detallados de las conversaciones telefónicas es fundamental para respaldar la posición de la empresa. Esto puede ser especialmente relevante para demostrar la responsabilidad de la empresa en situaciones legales y evitar consecuencias adversas.

Análisis de sentimiento

El análisis de sentimiento utiliza técnicas avanzadas de procesamiento de lenguaje natural para evaluar el tono emocional de las llamadas. Esta herramienta identifica y clasifica el lenguaje utilizado por el comercial y el cliente para determinar si la interacción fue positiva, negativa o neutral.

El análisis de sentimiento proporciona información valiosa sobre la satisfacción del cliente y la efectividad de las habilidades de comunicación del equipo. Con estos conocimientos, los gerentes pueden tomar medidas proactivas para mejorar las relaciones con los clientes y garantizar una experiencia positiva en cada llamada.

Intervención discreta

La intervención discreta es una herramienta que permite a los supervisores comunicarse con los comerciales durante una llamada sin que el cliente lo perciba. Esto es especialmente útil en situaciones en las que el comercial necesita asesoramiento o información adicional para cerrar una venta o resolver un problema.

Con esta característica, un gerente que está escuchando una llamada puede aconsejar al agente, consultar el soporte técnico u otra fuente en su nombre, o decirle exactamente qué decir de manera discreta, sin que la persona que llama lo escuche.

La intervención discreta mejora la confianza y la capacidad del equipo para abordar situaciones difíciles de manera más eficiente y efectiva.

Seguimiento en tiempo real

Esta herramienta proporciona una visión instantánea y detallada de quiénes están al teléfono en el momento, quiénes han estado en línea durante períodos prolongados, quiénes no han recibido llamadas y cuáles líneas están en espera.

Esta capacidad de monitoreo en tiempo real aporta una serie de ventajas tanto a los líderes como a los empleados. En primer lugar, el ahorro de tiempo es evidente, ya que los gerentes no necesitan preguntar repetidamente sobre la disponibilidad de los miembros del equipo o hacer seguimientos innecesarios. Si, por ejemplo, el jefe de servicio necesita contactar a Sara, puede ver de inmediato si ella está disponible o en espera, evitando interrupciones innecesarias y permitiéndole planificar su enfoque de manera más eficiente.

Además, el panel de control en tiempo real permite a los gerentes detectar rápidamente situaciones que requieren su atención. Por ejemplo, si Paco lleva una llamada en espera durante una media hora, el jefe puede abordar la situación de inmediato para entender lo que está sucediendo y ofrecer ayuda si es necesario. Esta capacidad de intervención oportuna puede prevenir problemas potenciales y mejorar la productividad del equipo en general.

Análisis del rendimiento del agente

El análisis del rendimiento del agente ofrece una visión holística del desempeño individual de cada comercial en función de sus llamadas. Es fundamental analizar métricas clave como el tiempo promedio de llamada, la tasa de conversión, la duración de las llamadas y el número de seguimientos realizados. Con esta información, los gerentes pueden identificar a los miembros del equipo que necesitan capacitación adicional o reconocer a aquellos que están destacando en su trabajo.

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