¿Cómo mejorar tus llamadas en Microsoft Teams? La importancia de las métricas

En el mundo empresarial, las llamadas son una herramienta esencial para establecer relaciones con clientes potenciales y cerrar ventas. En la actualidad, Microsoft Teams se ha convertido en una de las plataformas más populares para utilizar como herramienta de comunicaciones unificadas y por tanto, para realizar estas llamadas.

Para tener éxito en tus llamadas, es importante conocer las métricas y cómo se pueden utilizar para mejorar el proceso de ventas.

En este post, hablaremos de cómo mejorar tus llamadas comerciales en Microsoft Teams y la importancia de las métricas para conseguir hacer llamadas más eficientes y conseguir mejores resultados, así como la integración de Teams con Power BI.

Pero, antes de comenzar a analizar cuáles son las métricas ideales para hacer seguimiento de tus llamadas comerciales, entendamos qué es el plan de llamadas de Microsoft Teams y cuáles son sus ventajas.

¿Qué son las llamadas de Microsoft Teams?

Como ya hemos visto en otras entradas de este blog, la solución de voz de Microsoft Teams ofrece a los usuarios flexibilidad y efectividad a la hora de comunicarse y colaborar. Esto se debe a que los comerciales pueden hacer y recibir llamadas con dispositivos compatibles con Teams estén donde estén.

Imagínate que quieres llamar urgentemente a un lead que te acaba de entrar. La acción normal sería llamarle desde tu teléfono de empresa, pero con esta solución podrás marcar su número y llamarle directamente desde Teams.

También puedes realizar desde una simple cola de llamadas hasta sistemas más elaborados para atender a tus clientes, ofreciendo la posibilidad de elegir varias opciones para un correcto enrutamiento de la llamada.

Suena interesante, ¿verdad?

¿Cuáles son las ventajas de Microsoft Teams Phone System?

Tener una herramienta de comunicaciones unificadas como Microsoft Teams, nos evita tener que hacer una inversión inicial en compras de dispositivos como centralitas o teléfonos de operador con todo su correspondiente cableado e instalación.

Algunas de las ventajas que tendrás si utilizas Microsoft Teams Phone System son:

• Mejora la productividad
• Comunicaciones verdaderamente unificadas
• Administración más fácil
• Costes reducidos

Como no nos queremos ir del tema, te dejamos este post sobre los beneficios del sistema telefónico de Microsoft Teams para que puedas descubrir mucho más, y nosotros te contamos por qué necesitas utilizar métricas de análisis en tus llamadas.

¿Por qué deberías analizar tus llamadas comerciales?

Como ya hemos dicho, las llamadas son una forma efectiva de comunicación que te permiten establecer una relación más cercana y personalizada con tus clientes. Sin embargo, también pueden ser una fuente de problemas si no se gestionan adecuadamente.

Pero… ¿qué información puedes obtener de la analítica de llamadas? Pues te aseguramos que puedes aprender mucho. 👀

• Identifica problemas de atención al cliente: las métricas de seguimiento de llamadas te permiten conocer el desempeño de tu equipo comercial. Puedes detectar problemas como la calidad de las llamadas, la información que tiene tu cliente sobre tu producto o servicio, o cuáles son los tiempos de espera, por ejemplo.

• Monitorea la calidad del servicio: puedes medir la cantidad de llamadas atendidas, la duración promedio de las llamadas y el tiempo de espera. Estas métricas te ayudarán a identificar áreas en las que se puede mejorar el servicio al cliente.

• Mejora la eficiencia: las métricas de seguimiento de llamadas también te permiten identificar patrones y tendencias en el comportamiento de tus clientes. Por ejemplo, puedes identificar los momentos del día en los que recibes más llamadas y ajustar los horarios de tu equipo en consecuencia.  

• Optimiza la inversión publicitaria: si utilizas la publicidad para atraer clientes a tu negocio, las métricas de seguimiento de llamadas te permiten medir la efectividad de tus campañas. Puedes saber cuántas llamadas recibes de cada campaña publicitaria y ajustar tus estrategias para maximizar el retorno de inversión.

Con toda esta información, no solo tendrás llamadas mucho más efectivas, sino que mejorarás de manera significativa tus resultados de ventas al mejorar la calidad de tu servicio comercial y de atención al cliente.

Así que, llegó el momento de analizar qué métricas hay que tener en cuenta. 🤔

¿Cuáles son las métricas que tengo que analizar?

1. Cantidad de llamadas

El número de llamadas que realizas es una métrica importante para evaluar el esfuerzo y la actividad de tu equipo de ventas. Es importante tener en cuenta tanto la cantidad como la calidad de las llamadas, por lo que, asegúrate de evaluar también la tasa de conversión (lo veremos más abajo ⬇️).

2. Duración de las llamadas

La duración de tus llamadas también es importante, ya que te ayuda a determinar si estás dedicando suficiente tiempo a cada llamada. Si tus llamadas son demasiado cortas, es posible que no estés brindando suficiente información a tus clientes potenciales. Si son demasiado largas, es posible que estés perdiendo el interés del cliente. Por eso, te recomendamos que evalúes la duración promedio de tus llamadas y ajustes tus estrategias en consecuencia.

Para esto, necesitarás escuchar las llamadas y así poder determinar su calidad. Puedes utilizar la grabación de llamadas que te brinda la solución de Microsoft Phone System para asegurarte de capturar todas las llamadas entrantes y utilizarlas para analizar las tasas de conversión, capacitar a los agentes y mejorar la experiencia del cliente.

3. Tasa de conversión

Esta métrica te indica la cantidad de llamadas que se han convertido en ventas. Es un KPI clave para entender la efectividad de tus llamadas y su capacidad para impulsar tus ventas.

Debes conocer las tasas de conversión promedio en general, así como por cada canal o fuente de atribución. Esto te permitirá comparar conversiones para cada fuente (LinkedIn vs correo electrónico, por ejemplo) y optimizar tus estrategias.

4. Tiempo de respuesta

La rapidez con la que respondes a las llamadas entrantes es un factor clave para asegurar el éxito de tus ventas. Si tus clientes potenciales tienen que esperar demasiado tiempo para hablar contigo, es posible que pierdas oportunidades de ventas. Mide el tiempo promedio que tardas en responder a las llamadas y trabaja en reducirlo.

5. Número de llamadas devueltas

Las llamadas devueltas son aquellas que no pudiste atender en su momento, pero que aún tienen potencial de venta. Esta métrica te ayudará a entender la cantidad de oportunidades de venta que te estás perdiendo y a determinar si necesitas mejorar tus esfuerzos de seguimiento.

6. Ubicación de las llamadas

Este dato también puede impulsar tus métricas de llamadas entrantes. Si tienes varias oficinas o ubicaciones de servicio, puedes adaptar tus anuncios para que aparezcan en consecuencia. Además, te permite minimizar el gasto en anuncios en áreas donde tus clientes potenciales no los ven o donde no son relevantes y controlar en qué mercados estás más activo.

Parece que hay mucho trabajo detrás de una llamada de ventas, ¿verdad? Pues ahora solo falta descubrir cómo hacerlo…

¡Sigue leyendo para descubrirlo!

¿Qué herramienta utilizo para analizar mis llamadas comerciales?

Naturalmente, necesitas un software de seguimiento de llamadas para acceder a todas las métricas que te acabamos de contar. Hay muchas soluciones analíticas en el mercado, pero necesitas una que se integre con tu herramienta de comunicaciones empresariales.

Microsoft Teams Phone System te permite integrarte con Power BI, una herramienta de análisis que te permite visualizar y analizar datos. Al integrar Teams con Power BI, se pueden crear informes y paneles personalizados que muestran las métricas de las llamadas comerciales. Estos informes pueden proporcionar información valiosa, como todas las métricas de las que hemos hablado anteriormente.

Ya sabe que si quieres mejorar tus llamadas comerciales es importantísimo monitorear y analizar las métricas durante y después de la llamada. Además, nosotros te recomendamos, utilizar la integración con Power BI para crear informes personalizados y así ponérselo más fácil a todo tu equipo.