Microsoft Phone System, ¿Qué es, cómo funciona y qué beneficios tiene?

Añadir la telefonía a Microsoft Teams se ha convertido en una alternativa cada vez más atractiva tanto para las pymes como para las grandes empresas, y muchas compañías están modificando su infraestructura telco para crear una solución de comunicaciones unificadas sin límites.

Los beneficios para las empresas que utilizan el sistema de telefonía en Teams son muchos: experiencia de usuario unificada, reducción de costes, mejora de la productividad así como del servicio que ofreces a tus clientes, y una larga lista de ventajas que mejorará la operativa de tu equipo.

Pero… ¿Cómo es realmente el uso de la telefonía en Microsoft Teams?

Sigue leyendo este post porque te vamos a contar detalladamente todo lo que tienes que saber antes de pasar al siguiente nivel con las comunicaciones de tu empresa. 👀

Empecemos por lo más básico…

¿Qué es Microsoft Phone System?

Con una solución de telefonía empresarial tradicional, las llamadas telefónicas salientes se dirigen desde una centralita a la red telefónica pública conmutada (PSTN) y al destinatario previsto. El sistema telefónico de Microsoft Teams no es diferente: es esencialmente una centralita virtual alojada por Microsoft que puede conectar las llamadas a la PSTN.

Vamos con una definición más técnica…

Phone System es la tecnología que utiliza Microsoft para hacer posible que tu empresa tenga acceso a un control de llamadas y a las funcionalidades que tiene la centralita (PBX) en la nube de Microsoft 365 con Microsoft Teams.

Es decir, Phone System funciona con clientes de Teams y dispositivos certificados (esto significa que necesitas una licencia MS Teams para poder disfrutar de este sistema de telefonía VoIP).

¿Cómo funciona Microsoft Phone System?

Para realizar o recibir llamadas, los usuarios del Sistema Telefónico de Microsoft Teams pueden usar sus dispositivos móviles o con su ordenador. También se pueden utilizar teléfonos IP compatibles con Teams y Skype Empresarial Online.

Las llamadas entre usuarios dentro de la empresa (tus empleados) se gestionan internamente dentro de Phone System y nunca van a la red telefónica conmutada (RTC), lo que elimina los costos de larga distancia en las llamadas internas.

Para realizar llamadas externas, Phone System ofrece opciones complementarias para conectarse a RTC. Te explicaremos en qué consisten estas opciones más adelante y, además, aquí te dejamos una guía en la que te explicamos detalladamente las diferentes opciones para conectar Phone System a RTC y hacer llamadas externas.  

¿Cuáles son los beneficios de Microsoft Phone System?

• Todas tus llamadas en una plataforma: clientes, compañeros y partners en un mismo lugar. Los usuarios pueden realizar y recibir llamadas desde la plataforma de Microsoft Teams sin la necesidad de utilizar otra herramienta o dispositivo.

• Transfiere y distribuye tus llamadas: a tu equipo, al contacto que quieras o a un número de teléfono. Además, también podrás transferir una llamada en curso al correo de voz.

• Haz llamadas más rápido que nunca: permite a los usuarios realizar una llamada desde el cuadro de búsqueda especificando un nombre o un número (Click to Call), también podrás acceder al historial de tus llamadas o devolver rápidamente tus llamadas perdidas.

• Utiliza colas de llamadas: podrás configurar cómo se administran las colas de llamada: por ejemplo, configurar saludos y música en espera, buscar el siguiente agente de llamadas disponible para administrar la llamada, etc.

• Configura tu IVR para una atención más humana: crea un sistema de menús que permita a tu equipo y tus localizar y realizar o transferir llamadas a usuarios o departamentos de la empresa de su organización.

• Configura el desvío de llamadas: establece reglas de reenvío para que las llamadas puedan ir contigo a cualquier lugar, se desvíen a tus compañeros o al correo de voz.

• Haz y recibe llamadas desde donde quieras: además, podrás enrutar tus llamadas en función del número de origen o destino.

• Accede a tu buzón de voz cuando quieras: podrás recibir los mensajes de tu buzón en el panel de Teams así como en tu bandeja de entrada Exchange.

• Decide cuando quieres recibir tus llamadas: elige tu estado de ocupación, configura ajustes de redirección de llamada y habilita de mensajes de respuesta automáticos en función del estado que desees.

• Comunícate desde cualquier dispositivo: elige desde qué dispositivo quieres conectarte a tu reunión y cambia de uno a otro siempre que quieras para tener llamadas más ágiles y eficientes.
  
  

¿Qué formas hay de montar Phone System?

Como ya hemos visto, el uso de Microsoft Teams como solución completa de telefonía empresarial tiene numerosas ventajas, pero las organizaciones no siempre son conscientes de las opciones que tienen a su disposición para conectar Microsoft Phone System a la red telefónica pública.

Aquí te explicamos las tres opciones disponibles: Microsoft Calling Plans, Direct Routing y Operator Connect.

• Direct Routing: en este caso, un proveedor de servicios gestionados enruta las llamadas de los equipos a la PSTN a través de su propia infraestructura de red. Esta opción se suministra y se tarifica de forma que se adapte a las necesidades específicas del cliente. Aquí te dejamos un post donde hablamos de esta solución al detalle.

• Microsoft Callling Plans: con esta opción, Microsoft es el único transportista de llamadas, que enruta las llamadas a la PSTN a través de su infraestructura a los transportistas posteriores. Los usuarios disponen de un paquete de minutos por una cuota mensual fija que compran directamente a Microsoft.

• Operator Connect: un proveedor de servicios integra su infraestructura directamente con Microsoft Teams a través de la nube para proporcionar un servicio sin fisuras. Operator Connect utiliza la simplicidad de los planes de llamadas de Microsoft en combinación con la flexibilidad de un proveedor externo que puede proporcionar una cobertura global más amplia, o servicios adicionales a medida, como servicios gestionados especializados y soporte.
  
  
  
  

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